Software de RH: por que sua empresa deveria contratar?

Processos seletivos manuais, longos e sem padrão. Esses são alguns dos problemas enfrentados por equipes de RH no recrutamento e seleção de funcionários. Sendo assim, qual seria a melhor maneira de tornar o trabalho do RH mais dinâmico, apoiado em dados e, principalmente, com agilidade de entrega?

Sem dúvidas, utilizando um software de RH. E você, provavelmente, já deve ter ouvido aquela velha frase que usar um software de RH torna os processos seletivos desumanizados. Mas, isso não precisa ser assim!

Hoje, nós vamos te mostrar como utilizar softwares de RH de maneira assertiva e humanizada. Confira!

O que é um software de RH?

O software de RH é um sistema digital usado para gerenciar e otimizar as tarefas cotidianas do RH. 

Em resumo, o software de RH permite que todos os profissionais do time, de gerentes a analistas, distribuam seu tempo em tarefas mais estratégicas para o negócio e deixe de lado atribuições burocráticas que poderiam ser feitas por sistemas inteligentes.

Apesar de a principal função dos softwares de RH ser automatizar tarefas burocráticas, ele também permite um melhor planejamento, gerenciamento de orçamento e tomada de decisões.

Só para ilustrar, um software de RH pode indicar o volume de contratação necessário para períodos de alta demanda no varejo, como contratações temporárias para o natal, por exemplo. 

Além disso, o sistema serve tanto para PMEs quanto para as grandes empresas. Afinal, quanto mais tempo os colaboradores tiverem disponível para tarefas estratégicas, mais o negócio se beneficiará com sua implementação.

Como funciona um software de RH?

Antes de tudo, devemos destacar que há basicamente dois modelos de software de RH: all-in-one systems e pure-play systems que, traduzidos, significam sistemas tudo-em-um e sistemas puros.

O all-in-one systems é um software que conta com diversas funcionalidades em um único software, indo desde controle de folha de pagamento até testes personalizados.

Geralmente, o sistema all-in-one é usado por empresas de médio e grande porte com filiais. Via de regra, essas organizações possuem diversas demandas dentro da equipe e, usando um único software, poupa tempo e dinheiro da empresa.

Já o pure-play systems, também chamados softwares especialistas, possui uma única funcionalidade. 

Normalmente, são usados geralmente por empresas de pequeno e médio porte que precisam de funcionalidades específicas ou especializadas.

Vale destacar que não há uma regra sobre qual modelo de software de RH é melhor. Cada empresa possui uma demanda específica que, a depender da ocasião, solucionará as suas necessidades.

Por exemplo, se uma equipe de RH precisa somente do serviço de recrutamento e seleção, ela não precisa comprar um Metadados completo.

Outro ponto relevante sobre o funcionamento de softwares de RH é que, entre os melhores, eles utilizam a Inteligência Artificial para otimizar os processos seletivos internos e externos.

Além disso, são integrados com outras soluções, ou seja, conseguem gerar uma quantidade (e qualidade) absurda de dados sem grande esforço.

10 principais recursos dos softwares de RH

Cada software de RH possui características diferentes de acordo com o plano que os clientes escolhem. 

Mas, geralmente, essas são as 10 principais funcionalidades oferecidas pelos melhores softwares de RH:

1. Banco de dados centralizado: se você já usou uma planilha de RH, deve saber que o principal problema é precisar sempre alterar, editar e atualizar todos os detalhes de maneira dispersa. Com um banco de dados centralizado, você e sua equipe podem gerenciar todas as informações sobre os informações em um único local e, melhor, sem atualizar manualmente;
2. Autoatendimento do funcionários: na plataforma de RH, os funcionários podem acessar seu perfil para alterar horas de trabalha, subir atestados de horas, revisar benefícios, solicitar folgas, entre outras funcionalidades;
3. Relatórios de RH: a maior dificuldade para analisar se determinada estratégia funciona é verificar os dados de maneira assertiva. Afinal, números sem embasamento não dirão muito sobre se os softwares de RH funcionam. Portanto, sempre escolha um sistema que disponibilize relatórios em tempo real sobre suas funcionalidades;
4. Rastreamento e seleção de candidatos: os melhores softwares de RH disponibilizam um banco de dados com as principais informações dos candidatos. Algumas, inclusive, possuem portal de vagas da empresas, internalizando até a inscrição do candidato no momento do recrutamento. Certamente, o melhor benefício da gestão de candidatos no sistema de RH é filtrar automaticamente candidatos que se enquadrem na exigência da vaga sem precisar passar todas essas informações para uma planilha;
5. Rastreamento de tempo e direito a férias: o ATS – Applicant Tracking System ou Sistema de Rastreamento de Candidatos veio para substituir aqueles velhos arquivos em papel com todos os dados de entrada de funcionários. Agora, você pode rastrear todas essas informações de maneira automática, sendo avisado com antecedência sobre quais pessoas têm direito;
6. Integração e administração de funcionários: transferência interna do empregado, acompanhamento do ciclo de vida do funcionário ou criação de carta de oferta. Essas são algumas vantagens da integração e administração de funcionários no software de RH. Essa é uma funcionalidade que poupa muitas horas das equipes que, antes, deveriam realizar essa análise de maneira totalmente analógica;
7. Gestão de documentos: todas as informações básicas dos funcionários, que antes eram armazenadas em planilhas gigantescas, são centralizadas em software na nuvem. A partir daí, o RH consegue extrair informações relevantes do colaborador em questão de segundos, sem precisar filtrar manualmente; 
8. Gestão de desempenho: não basta contratar um talento, ele precisa entregar os resultados esperados. Portanto, a funcionalidade de desempenho ajuda a verificar aspectos importantes do colaborador na empresa, tais como habilidades, competências, monitoramento de metas, treinamentos, entre outros;
9. Gestão de benefícios: funcionalidade responsável por descrever os benefícios disponíveis a cada colaborador, se ele fora cumprido no mês vigente e qual o valor daquele benefício;
10. Folha de pagamento: mostra a remuneração do funcionário compatível com a quantidade de horas exercida durante o mês. 

Benefícios do softwares de RH

• Maior segurança: quando falamos em software de RH, o que mais citamos são os dados. E nada mais seguro para armazenar essa quantidade imensa de dados do que um sistema que armazene todas essas informações em um software em nuvem e, principalmente, com criptografia avançada;
• Eficiência de custos: método que permite calcular o ROI da estratégia, ou seja, se a implantação do software trouxe lucro ou prejuízo para o negócio. Geralmente, os sistemas de RH ajudam a reduzir os custos porque centralizam todas as funcionalidades em um único servidor, eliminando a contratação de vários serviços ao mesmo tempo e, principalmente, por disponibilizar mais tempo de serviço aos colaboradores;
• Melhor tomada de decisão: a melhor forma de obter decisões de RH mais inteligentes é ter em mãos dados assertivos. A partir daí, a equipe de RH consegue definir qual será o futuro dos funcionários, treinamento, horas de trabalho, novas contratações, entre outros;
• Fácil monitoramento do desempenho do funcionário: nem sempre os gestores sabem se determinado funcionário entrega resultados satisfatórios, principalmente quando a equipe é demasiadamente grande. No software de RH, todas essas informações são integradas ao gestor responsável pelo funcionário e, assim, é possível metrificar o desempenho desse profissional;
• Integração 360º: devido à quantidade de informações sobre o negócio, principalmente em médias e grandes empresas, o software de RH integrado a outras soluções ajuda a evitar centenas de horas de retrabalho.

Vale a pena contratar um software de RH?

Sim, vale a pena contratar um software de RH, independente do tamanho da empresa. E por quê?

No all-in-one systems, estamos falando de um software que integrará diversas funcionalidades em um único sistema. Portanto, sua aplicação será melhor utilizada devido à integração. Já o pure-play systems conta com uma única funcionalidade que, a depender das demandas, pode suprir as necessidades da empresa naquele serviço específico.

Como escolher um software de RH ideal para a sua empresa?

Como qualquer estratégia, escolher um software de RH deve ser feito com bastante cuidado, principalmente para negócios que utilizam sistemas digitais que precisem migrar sua estrutura para outra plataforma.

Portanto, nós estruturamos o passo a passo para escolher um software de RH ideal para sua empresa. Veja a serguir:

Identificar necessidades

Antes de tudo, a empresa deve fazer perguntas relevantes sobre o motivo pelo qual um software de RH ajudaria o negócio, tais como:

• O sistema de RH que você usa atualmente (se houver) está falhando?
• Quais processos de RH consomem mais tempo? Eles poderiam ser simplificados com as funcionalidades de software corretas?
• Quão experiente sua equipe é em software de RH? Será necessário contar com uma equipe de suporte 24/7 e/ou treinamentos frequentes?
• Qual é o orçamento disponível para esse projeto?
• Em quanto tempo sua equipe deseja que os resultados pela implementação do software surjam? No curto, médio ou longo prazo?

Obviamente, existem diversas outras perguntas que sua equipe deve responder, variando conforme o tamanho da empresa, nicho de atuação e estágio atual de crescimento.

Sendo assim, defina parâmetros que ajudem o negócio a solucionar as demandas com o software.

Fazer uma pesquisa robusta

Após essa primeira etapa, você e sua equipe devem realizar uma pesquisa robusta sobre as melhores opções de software de RH, como eles funcionam e demais respostas para as perguntas feitas acima.

Vale destacar que, antes disso, deve ser feita uma pesquisa interna para descobrir se todas essas demandas são realmente prioridade para o negócio ou se poderiam ser solucionadas de outra forma.

Filtrar as melhores opções

Após selecionar todas as opções de softwares que supram a necessidade do RH, filtre quais delas se adequam à realidade da empresa.

E aqui estamos falando do orçamento disponível para investir nessa estratégia. Portanto, comunique os líderes, principalmente financeiros, sobre incluir mais um custo mensal no orçamento da empresa.

Testar os fornecedores pré-selecionados 

Empresas de tecnologia modernas oferecem testes gratuitos dos softwares que vão de 7 a 30 dias.

Sendo assim, liste todas as funcionalidades que sua equipe precisaria utilizar do sistema e, nesse meio tempo, teste-as de maneira assertiva.

Claro que não haverá tanto tempo para verificar os detalhes dos softwares. Portanto, vocês devem avaliar qual software realiza a mesma tarefa num menor espaço de tempo e, se possível, pelo menor preço.

Dessa forma, será possível avaliar qual das alternativas apresenta melhor custo-benefício para o negócio.

Implantar e integrar

Essa é a última etapa na escolha de um software de RH e diz respeito a sua implantação, tanto quanto a migração de dados (caso elas estejam em outro sistema de RH, mesmo que seja Excel).

Neste caso, há a necessidade de montar um cronograma de implementação, realizar testes-piloto para, só depois, fazer a migração de dados.

Durante essa etapa, vale a pena contratar um software que disponha de suporte contínuo. Afinal, pode haver algum erro nesse início que traga uma grande dor de cabeça se não tiver suporte.

Pronto para escolher seu software de RH?

Muitos gestores e analistas de RH têm medo de perder a humanização no processo seletivo e de serem substituídos pela plataforma.

Mas, na verdade, um software de RH dá um grande poder ao recrutador. Por mais que a plataforma execute a parte operacional do processo seletivo, ela ainda precisará de alguém para conduzir o processo.

Ou seja, personalizar todas as fases, conferir quais são os melhores testes para os candidatos e analisar o perfil da inteligência artificial.

No final, a decisão de contratação ainda parte de um ser humano, neste caso, da equipe de RH. Portanto, que tal reduzir até 50% do tempo no seu processo seletivo utilizando nossa Inteligência Artificial?

A Skeel, plataforma de recrutamento e seleção inteligente, te ajuda a contratar com mais assertividade, diminuindo seu tempo de processo, custos, burocracia e rotatividade. 

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