10 indicadores de recrutamento e seleção mais valiosos para o RH

Você sabe dizer quando a contratação ou recrutamento de talentos funcionou?

A falta de dados sobre o processo certamente é uma dor que aflige a vida de muitos recrutadores. E apesar de a equipe de recursos humanos não estar ligada diretamente aos números, a melhor maneira de analisar a efetividade das contratações é através dos indicadores de recrutamento e seleção.

Eles nos apresentam, na maioria das vezes, KPIs numéricos que ajudam o gestor a tomar decisões com base em dados, algo complexo para um setor fundamentalmente humano.

Pensando nisso, nós montamos esse guia para que você confira como aplicar os indicadores de recrutamento e seleção, assim como calculá-los. Acompanhe-nos!

Por que analisar os indicadores de recrutamento e seleção?

Em resumo, os indicadores de recrutamento e seleção servem para medir a qualidade das contratações nas empresas. E isso traz vantagens diretas e indiretas à companhia.

Segundo a pesquisa “Guide to Key performance indicators – Communicating the Measures that matter”, empresas que sabem como definir e aplicar indicadores de recrutamento e seleção tendem a otimizar práticas internas de gestão.

Além disso, os indicadores auxiliam a melhorar a qualidade da contratação, assim como na retenção de talentos. Como resultado, a empresa pode observar alguns benefícios, por exemplo:

• Eficiência nas contratações;
• Redução da taxa de turnover;
• Redução de custos com o processo seletivo;
• Extinção de demandas manuais e burocráticas;
• Implantação de um processo de contratação digital;
• Redução do tempo de contratação ou recrutamento interno.

Sem falar que, com a aplicação de indicadores relevantes, a empresa tem melhor aproveitamento dos funcionários nas equipes.

Como definir um indicador de recrutamento e seleção?

Atualmente, existe uma quantidade bastante elevada de indicadores de recrutamento e seleção. Sendo assim, deve haver um alinhamento de expectativas perante o resultado dos KPIs.

Dentre os principais critérios para definir um bom indicador, podemos citar:

• Alinhado: um indicador não deve interferir no resultado de outro;
• Coeso: os indicadores de recrutamento e seleção devem se concentrar apenas nos KPIs essenciais;
• Simples: todos os profissionais precisam compreender o indicador. Se não for simples, não trará o resultado esperado;
• Correlacionado: um indicador deve ter relação com os outros. Caso contrário, seu aplicação não fará sentido para a análise;
• Detalhado: deve haver uma análise profunda do indicador para, dessa forma, identificar suas causas e saná-las na raiz do problema;
• Propriedade: os indicadores precisam ter um responsável que será recompensado em caso de sucesso e considerado culpado em caso de fracasso;
• Acionável: o time de RH deve citar apenas indicadores que possam ser modificados pela própria equipe. Se não, a pesquisa não terá nenhuma relevância à companhia.

10 principais indicadores de recrutamento e seleção

Os principais indicadores de recrutamento e seleção são, na verdade, aqueles que mais trazem resultados satisfatórios para a equipe de RH.

Em suma, eles auxiliam o time a identificar os dados relevantes para, futuramente, tomar decisões assertivas sobre o processo de recrutamento.

Sendo assim, confira quais são os melhores exemplos de indicadores de recrutamento e seleção:

Número de currículos recebidos

O número de currículos recebidos é o ponto de largada dos indicadores de recrutamento e seleção e que mostra, na prática, se a divulgação da vaga foi feita de maneira adequada.

Além disso, a métrica nos expõe se a descrição da vaga foi estruturada corretamente. Sem falar, ainda, na força do employer branding, afinal, quanto mais relevante a marca para os candidatos, mais currículos a empresa tende a receber.

Mas, para alcançar o resultado esperado, devem haver estratégias de triagem desses currículos. 

Se não, a empresa incorrerá em dois erros: não ter critérios definidos e recrutar candidatos com base em achismos ou ter critérios não eficientes e recrutar candidatos pelo senso comum do mercado de RH.

Neste caso, obviamente, não existe cálculo, já que o número de currículos é um dado unitário.

Custo da contratação

O custo da contratação, inicialmente, é uma métrica que diz muito sobre o custo-benefício do recrutamento.

Primeiramente, há o custo de deslocamento dos profissionais de RH, afinal, se eles são deslocados, outras funções internas deixam de ser realizadas, tornando a equipe menos produtiva.

Além disso, existem outros custos que devem ser considerados, por exemplo:

• Ligações;
• Materiais;
• Consultorias;
• Canais de divulgação;
• Softwares de recrutamento;
• aluguel de salas de reunião.

Para calcular o custo de contração, podemos utilizar a fórmula:

Custo da contratação = Total dos custos com recrutamento e seleção / Vagas preenchidas

A partir daí, você pode analisar os dados e otimizar os processos, tornando o recrutamento cada vez mais barato à companhia.

Tempo médio de contratação

O tempo médio de contratação é um dos indicadores de recrutamento e seleção mais importantes para o RH, pois mostra se está havendo uma demora exagerada na contratação de novos colaboradores.

Para calculá-lo, devemos usar a fórmula:

Tempo médio de contratação = Tempo total para o preenchimento de cargos / Número de vagas em aberto

Obviamente, consideramos o tempo médio porque durante um mesmo processo seletivo pode ser necessária a contratação de mais de um colaborador.

Taxa de turnover

Turnover, também conhecido como taxa de rotatividade, é uma métrica usada para avaliar a rotatividade dos funcionários numa empresa. 

Em outras palavras, a quantidade de pessoas que entraram e saíram da organização num determinado período. Neste caso, trata-se da taxa de turnover referente aos recém-contratados. 

Para calculá-la, usamos a seguinte fórmula:

Turnover = Funcionários recém-contratados que saíram da empresa / total de recém-contratados x 100

Embora a taxa de turnover seja comum e saudável para qualquer empresa, ter um alto turnover pode significar estratégias equivocadas de recrutamento ou gestão de pessoas.

Portanto, durante a demissão faça uma entrevista para saber o motivo pelo qual o profissional está deixando a empresa.

Custo de turnover

Obviamente, há um custo cada vez que o colaborador abandona seu posto. 

Mas, essa não é uma análise simples. Afinal, existem 3 ocasiões de custos de turnover: quando o colaborador pede demissão, para novos funcionários e custos em 12 meses.

E por que 12 meses?

Porque esse é o tempo mínimo que os especialistas de RH descrevem ser satisfatório para um funcionário entregar resultados esperados na companhia.

Neste caso, vale ressaltar que não existe uma fórmula específica para calcular o custo de turnover. Na análise, aspectos como tempo investido em conhecimento, capacidade produtiva e continuidade operacional devem ser considerados.

Percentual de vagas fechadas no prazo

Fechar uma vaga dentro do prazo não diz se o método de recrutamento está sendo eficaz. Mas, no mínimo, mostra que o planejamento da equipe de RH é eficiente.

O percentual de vagas fechadas no prazo é um dos indicadores de recrutamento e seleção mais negligenciados durante a análise do sucesso de contratação. Ainda assim, pode gerar otimização de processos no time de RH que poucas consultorias externas conseguiriam.

Para calculá-la, podemos usar a fórmula:

Vagas no prazo = Vagas fora do prazo / Total de vagas x 100

Apesar de não haver um valor exato para o cálculo, o ideal é que ele sempre esteja próximo a zero.

Índice de satisfação dos colaboradores

O índice de satisfação dos colaboradores é mais um indicadores de recrutamento e seleção que podem ser usados com todos os funcionários. Novamente, focaremos apenas nos recém-contratados.

Em resumo, essa métrica avalia a qualidade da experiência dos novos colaboradores. Basicamente, verifica se há engajamento e satisfação no novo ambiente de trabalho.

Para chegar ao índice de satisfação, devem ser executadas pesquisas periódicas para analisar o nível de satisfação do colaborador. Já para calculá-lo, aplicamos a fórmula:

{[( Soma de todas as respostas / 3 ) – 1 ] / 9 } x 100

Neste caso, o resultado ideal deve estar acima de 66 pontos.

Além disso, é possível identificar o perfil do novo colaborador conforme o resultado da pesquisa, sendo ele:

• Detrator (0 a 69);
• Neutro (70 e 89);
• Promotor (90 e 100).

Produtividade

Para avaliar a métrica de produtividade, a equipe de RH deve conferir se o setor do novo colaborador proporciona os meios necessários para cumprir as metas e gerar bons resultados.

Sem isso, a análise ficará enviesada e jogará toda a responsabilidade no funcionário, sendo que, em muitos setores, há necessidade de suporte e estrutura física ou digital.

Dito isso, podemos medir a produtividade do funcionário pela fórmula:

Produtividade = Produtos ou serviços gerados / recursos utilizados x 100

Claro que, para produtos ou serviços, é possível substituir por tarefas. Já para recursos utilizados, podemos aplicar o tempo gasto de execução das tarefas.

Seja como for, cada equipe deve ser analisada conforme suas atribuições e nem sempre essa fórmula será aplicada.

Diversidade

Como analisar indicadores de recrutamento e seleção não numéricos?

Essa é uma dúvida bastante pertinente, já que análises subjetivas tendem a variar o resultado conforme o direcionamento do gestor.

Sendo assim, defina quais serão os critérios de diversidade usados pelo time de RH. Neste caso, por exemplo, podemos aplicar os mais disseminados no mercado, tais como:

• Raça;
• Idade;
• Gênero;
• Orientação sexual;
• Pessoas com deficiência;
• Situação socioeconômica.

E apesar de haver uma fórmula para calcular esse KPI, verifique durante o processo de recrutamento quantas candidatos que preenchem esses requisitos de diversidade chegam à entrevista.

Se o número for muito baixo, vale a pena criar uma comunicação específica para esse grupo identitário ou, quem sabe, um processo seletivo somente focado em atrair pessoas de determinado grupo social.

Funil de contratação

O funil de contratação é a última métrica usada para avaliar o processo de recrutamento dos novos colaboradores.

Seu objetivo é analisar a taxa de conversão em cada uma das etapas do funil que, inclusive, são segmentadas da seguinte maneira:

• Total de candidatos;
• Candidatos qualificados;
• Candidatos finalistas;
• Candidatos contratados.

Para calcular as 4 categorias, devemos usar as seguintes fórmulas:

• (qualificados / total de candidatos) x 100 = taxa de conversão de inscritos em qualificados;
• (finalistas / qualificados) x 100 = taxa de conversão de qualificados em finalistas;
• (contratados / total de candidatos) x 100 = taxa de conversão de inscritos em contratados;
• (contratados / qualificados) x 100 = taxa de conversão de candidatos qualificados em contratados.

Claro que essas fórmulas não devem ser aplicadas de maneira desconexa ao processo seletivo. Portanto, use somente as métricas que façam sentido para a sua análise.

Como aplicar os indicadores de recrutamento e seleção?

Os exemplos de indicadores de recrutamento e seleção citados ao longo do texto devem ser coerentes e confiáveis. Por isso, utilizamos o método SMART para aplicar os indicadores, em que usamos o acrônimo:

• Specific (Específico);
• Measurable (Mensurável);
• Achievable (Alcançável);
• Relevant (Relevante);
• Time Based (Temporal).

Fora isso, devemos ter alguns cuidados ao utilizar os indicadores. 

Primeiramente, avaliar o resultado perante o tempo de maneira correta. Por exemplo, se o tempo médio para um colaborador entregar resultados satisfatórios é de 12 meses, de nada adianta querer resultados antecipados ou demiti-lo antes desse período por não conseguir atingir as metas.

Além disso, seu time deve investir em ferramentas que automatizam tarefas. Sem isso, seu processo seletivo se tornará extremamente longo e, principalmente, caro.

Conclusão

Aprendeu como definir um indicador de recrutamento e seleção?

Usar KPIs para tomar decisões nem sempre é uma das tarefas mais simples durante um processo seletivo.

Mesmo assim, vale a pena aplicá-lo no recrutamento, principalmente para reter talentos e reduzir custos.

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