Folha de pagamento: 13 itens que não podem faltar

Impresso ou digital, mensalmente os colaboradores recebem os holerites comprovando sua renda. Mas, para que isso seja possível, deve haver a produção da folha de pagamento. Inclusive, será que a folha de pagamento da sua empresa apresenta todas as informações sobre a remuneração dos colaboradores. Ou melhor: você sabe como calcular a folha de pagamento? O que é descontado na folha de pagamento?

A seguir, veremos o guia completo sobre folha de pagamento. Continue conosco!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento refere-se ao gerenciamento e cálculo da compensação financeira dos funcionários dentro de uma organização. Ela abrange várias tarefas relacionadas ao pagamento de funcionários, como rastrear suas horas de trabalho, calcular salários, deduzir impostos, benefícios aplicáveis e distribuir o pagamento final.

Logo após, as horas trabalhadas por cada funcionário são verificadas. Com base nestas informações, a empresa consegue calcular a folha de pagamento para, assim, determinar os salários brutos. Neste caso, os salários brutos são ajustados para contabilizar impostos, contribuições previdenciárias, benefícios de saúde, planos de aposentadoria, entre outras deduções aplicáveis.

Uma vez que o salário líquido é determinado, o departamento ou software de folha de pagamento gera contracheques e inicia depósitos diretos aos funcionários.

O que a CLT diz sobre a folha de pagamento?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que é dever do empregador elaborar mensalmente a folha de pagamento de seus funcionários, porém, não fornece muitos detalhes sobre o assunto.

No entanto, o Decreto 3.048, de 1999, apresenta regras mais específicas. No artigo 225, a CLT estipula que:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

(…)

VIII – comunicar, mensalmente, os empregados a respeito dos valores descontados de sua contribuição previdenciária e, quando for o caso, dos valores da contribuição do empregador incidentes sobre a remuneração do mês de competência por meio de contracheque, recibo de pagamento ou documento equivalente. (Incluído pelo Decreto nº 10.410, de 2020)”

Como fazer a divisão da folha de pagamento?

A folha de pagamento é subdivida em dois grupos distintos: proventos e descontos. Os proventos referem-se aos valores recebidos pelos funcionários, como salários, gratificações e horas extras. Eles, basicamente, descrevem o montante total pago ao funcionário.

Já os descontos são valores subtraídos dos proventos, como imposto de renda, contribuição previdenciária, planos de saúde, entre outros.  A descrição detalhada de proventos e descontos na folha de pagamento permite aos funcionários entender a composição do seu pagamento e à empresa cumprir suas obrigações legais.

A seguir, confira os principais itens de uma folha de pagamento.

Proventos

Salário

A descrição do salário na folha de pagamento deve incluir o salário base, ou seja, o valor acordado para a função desempenhada. Em resumo, a inclusão detalhada do salário permite que os funcionários compreendam sua forma de cálculo e verifiquem se estão recebendo conforme os termos acordados. 

Remuneração variável

A remuneração variável é uma forma de recompensar o desempenho dos trabalhadores além do salário base. Inclusive, há diversos exemplos de remuneração variável, tais como PLR baseada em metas alcançadas, comissões sobre vendas realizadas, prêmios por produtividade, bonificações por resultados alcançados, gratificações por projetos bem-sucedidos, incentivos por economia de recursos, entre outros. 

Esses métodos de remuneração extra estimulam os colaboradores a se empenharem ainda mais em suas funções, promovendo a meritocracia, reconhecendo os esforços individuais e coletivos. A remuneração variável também é uma excelente técnica para reter talentos e motivar o crescimento profissional dentro da empresa.

Hora extra

As horas extras representam o tempo adicional de trabalho realizado pelo funcionário além da carga horária estipulada no contrato de trabalho. A correta contabilização das horas extras possibilita ao funcionário acompanhar sua remuneração de forma precisa, permitindo a análise e eventual contestação, se necessário. 

Adicional de insalubridade

O adicional de insalubridade é um direito trabalhista previsto na legislação brasileira que visa compensar financeiramente os trabalhadores expostos a condições insalubres durante o exercício de suas atividades.  Esse adicional é calculado sobre o salário base do trabalhador e varia de acordo com o grau de insalubridade ao qual ele esteja exposto. 

Via de regra, a insalubridade está relacionada a agentes físicos, químicos ou biológicos que podem prejudicar a saúde do trabalhador.  A citação do adicional de insalubridade na folha de pagamento assegura a transparência na relação trabalhista e serve como comprovante para eventuais questionamentos legais.

Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade é um benefício previsto na legislação trabalhista para compensar os trabalhadores expostos às condições ou agentes que possam causar danos iminentes à integridade física do profissional, tais como inflamáveis, explosivos, eletricidade de alto risco, entre outros. 

Assim como o adicional de insalubridade, ele é calculado sobre o salário base do trabalhador e varia conforme o grau de periculosidade da atividade. Ele também deve ser mencionado na folha de pagamento para assegurar que o trabalhador esteja recebendo a compensação adequada pelos riscos enfrentados em seu ambiente de trabalho. 

Adicional noturno

O adicional noturno é um benefício usado para compensar os trabalhadores que realizam suas atividades durante o período noturno, compreendido entre às 22h e as 5h. 

Diferente dos outros, o adicional noturno é calculado sobre o valor da hora normal de trabalho. Para aplicá-lo corretamente, a empresa deve identificar as horas trabalhadas durante o período noturno e incluí-las na folha de pagamento. 

13º salário

O 13º salário, também conhecido como gratificação natalina, corresponde a uma remuneração adicional equivalente a um salário mensal, pago em duas parcelas. Geralmente o pagamento ocorre nos meses de novembro e dezembro, sendo que apenas junto com a segunda parcela são aplicados os descontos relativos a esse pagamento.

Geralmente a contabilidade faz um estudo com uma previsão de reserva mensal para não afetar o caixa da empresa no final do ano, mas fica a critério de cada empresa a reserva antecipada desse valor ou não.

Descontos

INSS

A contribuição do INSS é uma obrigação previdenciária que o colaborador deve realizar para garantir sua proteção social e direitos previdenciários, como aposentadoria, auxílio-doença ou pensão por morte. Neste caso, a inserção do INSS na folha de pagamento é fundamental para garantir que o colaborador esteja cumprindo com suas obrigações previdenciárias.

A contribuição é calculada sobre o salário do colaborador e varia de acordo com faixas de remuneração estabelecidas pela legislação, ou seja, de 7,5% a 14%. 

Contribuição sindical

A contribuição sindical é um valor pago pelos trabalhadores para financiar os sindicatos que representam suas categorias profissionais. Atualmente, ela é calculada sobre o salário do colaborador e é descontada diretamente na folha de pagamento. 

No entanto, vale ressaltar que a contribuição sindical não é obrigatória para todos os colaboradores. Em 2017, a Reforma Trabalhista tornou a contribuição sindical facultativa, ou seja, cabe ao trabalhador decidir se deseja ou não contribuir. Antes da reforma, ela era obrigatória para todos os trabalhadores. 

Hoje, a contribuição sindical só deve ser paga por aqueles que optarem por fazê-lo, e não por todos os funcionários.

Adiantamentos

O adiantamento de salário, também conhecido como “vale”, é uma prática em que o colaborador recebe uma parte de seu salário antes da data oficial de pagamento.

Via de regra, a empresa paga 40% do salário no adiantamento, geralmente, no dia 20, e mais 60% até o 5º dia útil. Esses 40% são descontados do salário no pagamento regular. Essa medida ajuda os colaboradores a lidar melhor com despesas imprevistas ou emergências financeiras.

Faltas e atrasos

As faltas e atrasos do colaborador são registrados e considerados na folha de pagamento como uma forma de controlar e remunerar adequadamente a presença e a pontualidade no trabalho. 

As faltas são ausências não justificadas, enquanto os atrasos são o comparecimento após o horário estabelecido. E claro: ambos podem impactar a remuneração do colaborador. As faltas são descontadas integralmente do salário, enquanto os atrasos podem ter uma redução proporcional do valor do tempo não trabalhado. 

Vale-transporte

O vale-transporte é um benefício concedido ao colaborador para custear seu deslocamento para o trabalho. Via de regra, ele é oferecido em forma de vale ou crédito para utilização em transporte público. Atualmente, a empresa pode descontar até 6% do salário base do funcionário para reembolsá-la pelo valor do VT pago antecipadamente.

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um desconto feito diretamente na folha de pagamento do colaborador, ou seja, uma antecipação do Imposto de Renda a ser pago no final do ano. Ele é uma forma de garantir que o imposto seja recolhido de forma antecipada, evitando problemas futuros.

Esse desconto é calculado com base na tabela progressiva estabelecida pela Receita Federal, levando em consideração o salário bruto do colaborador, deduções permitidas e dependentes. Hoje, você pode ser isento ou precisar pagar 22,50% sobre seu salário. Inclusive, quanto maior o salário, maior será o valor descontado. 

O que é desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento é uma política adotada pelo governo com o objetivo de reduzir os encargos sociais e trabalhistas incidentes sobre a folha salarial, aumentar a competitividade das empresas no mercado global, especialmente em setores intensivos em mão de obra, e estimular a geração de empregos.

Em resumo, ela consiste na substituição da contribuição previdenciária patronal, que incide sobre a folha de pagamento, por uma alíquota sobre o faturamento bruto da empresa. 

Em setores específicos contemplados por essa medida, as empresas podem pagar alíquotas que variam de 1% a 4,5% sobre a receita bruta, ao invés dos tradicionais 20% sobre a folha salarial. De qualquer forma, vale ressaltar que a desoneração só pode ser implementada em alguns setores e depende de políticas governamentais específicas. 

Fechamento de folha de ponto

O fechamento de folha de ponto é o processo de apuração das informações registradas no controle de frequência dos colaboradores. Nesta etapa, devem ser verificados os dados de entrada e saída, horas trabalhadas, faltas, atrasos e demais eventos para o cálculo do pagamento. 

Atualmente, existem diferentes modelos de fechamento de folha de ponto, tais como fechamento semanal, mensal ou quinzenal. 

Para realizar o fechamento de folha de ponto de forma eficiente, você deve ter acesso aos registros precisos dos colaboradores, como cartões de ponto, registros eletrônicos ou aplicativos de controle de horário. Por isso, pode ser interessante automatizar o fechamento de folha de ponto para reduzir erros, ter maior agilidade no processamento e  integração com sistemas de folha de pagamento.

Como calcular a folha de pagamento?

O cálculo da folha de pagamento de um funcionário começa com o valor do seu salário e da sua jornada de trabalho. Tomemos como exemplo o colaborador Lucas, que recebe mensalmente R$ 4.400 e trabalha 220 horas por mês.

Para facilitar o cálculo, vamos considerar que a jornada mensal padrão para colaboradores celetistas é de 220 horas, o equivalente a 8 horas por dia. Agora, suponhamos que Lucas tenha realizado 10 horas extras simples (50%) no mês.

Salário: 4.400

Jornada: 220 h 

Hora extras efetuadas: 10 horas 

A fim de calcular o valor da hora extra do colaborador, devemos determinar o valor da sua hora comum. Isso pode ser feito utilizando a seguinte abordagem:

4.400/220 = R$ 20,00 valor/hora

Já para descobrir o valor da hora real da hora extra (adicionados os 50%), devemos aplicar a fórmula: salário por hora x 1,5. Veja:

20,00 x 1,5 = R$ 30,00 ➜ valor de cada hora extra realizada.

Assim, as 10 horas extras resultam em:

30,00 x 10 = R$ 300,00 ➜ valor total de horas extras realizadas.

Em seguida, precisamos calcular o valor do Descanso Semanal Remunerado (DSR) sobre as horas extras. 

Para isso, devemos utilizar a fórmula: valor total das horas extras x (domingos e feriados / dias úteis).

Supondo 4 domingos e 26 dias úteis no mês, o DSR das horas extras seria:

300,00 x 4/26 = R$ 46,15 ➜ valor do DSR das horas extras.

Agora, vamos adicionar um adicional de periculosidade para Lucas, que corresponde a 30% do seu salário. Fazendo o cálculo, obtemos R$ 1.320,00.

Até agora, temos: 

Salário de 30 dias: R$ 4.400,00

Horas extras: R$ 300,00

DSR: R$ 46,15

Adicional de periculosidade 30%: R$ 1.320,00

Total: R$ 6.066,15

Neste momento, temos todos os valores que serão recebidos pelo colaborador, ou seja, os proventos.

Agora, precisamos calcular os descontos. Para isso, podemos começar pelo cálculo do INSS.

Com as alterações trazidas pela reforma da previdência, você deve consultar a nova tabela para identificar a alíquota aplicável a essa faixa salarial. Aqui, porém, surge uma complexidade que vale a pena ser explicada. 

Anteriormente, bastava aplicar a alíquota diretamente sobre o valor. No entanto, agora devemos utilizar o cálculo progressivo com base na tabela, levando em consideração cada uma das alíquotas. 

Vamos fazer isso passo a passo para facilitar o entendimento. Consulte a nova tabela do INSS:

1° linha: Alíquota de 7,5%

Ele pagará R$ 99,00.

2° linha: Alíquota de 9%

O Lucas recebe mais do que o valor máximo dessa linha. Então, devemos utilizar o valor de R$ 2.571,29. Entretanto, na primeira linha ele já pagou 7,5%, certo? Sendo assim, nossa conta será: 2.571,29 – 1.320,00 = 1.251,29.

Aqui, aplicamos 9% sobre R$ 1.251,29, ou seja, R$ 112,61.

3° linha: Alíquota de 12%

A faixa da remuneração de Lucas ainda é maior que R$ 3.856,94. Logo, aplicamos o mesmo cálculo acima, mas com o valor da terceira linha: 3.856,94 – 2.571,30 = 1.285,64.

Neste caso, aplicamos 12% sobre R$ 1.285,64, ou seja, R$ 154,28.

4° linha: Alíquota de 14%

Agora sim, chegamos na faixa do nosso colaborador. Por isso, usaremos o valor dos proventos dele para o cálculo: 6.066,15 – 3.856,95 = 2.209,20.

Por último, aplicamos 14% sobre R$ 2.209,20, ou seja, R$ 309,28.

Agora, somamos todas as linhas:

Resumo: será deduzido R$ 675,17 referente ao INSS do salário do Lucas.

Agora, vamos para o desconto do IRRF.

Neste exemplo, devemos considerar 3 dependentes para efeito de cálculo. Inclusive, a dedução atual por dependente é de R$ 189,59. Logo, a base de cálculo do IRRF é composta por:

Rendimentos tributáveis: R$ 6.066,15

Desconto do INSS: R$ 675,17

Desconto de dependentes: R$ 189,59 x 3 = 568,77

Subtraindo os valores citados acima, temos R$ 4.822,21 como base para o IRRF.

Agora, vamos para a próxima etapa do cálculo: descobrir em qual alíquota de IRRF a base se enquadra.

No nosso exemplo, a base está na última linha da tabela, com uma alíquota de 27,5%.

Feito isso, vamos calcular o valor da alíquota. Para isso, usamos a fórmula: (base de cálculo do INSS x alíquota) – parcela a deduzir do IR. Ou seja:

(4.822,21 x 27,5%) – 884,96 = 441,14.

Portanto, o valor de IRRF que deve ser deduzido do salário do funcionário é de R$ 441,14.

Agora, vamos para o valor descontado do vale-transporte. Como dito anteriormente, o vale-transporte é calculado sobre o salário base do colaborador através de uma porcentagem de até 6%. 

Logo: 4.400,00 x 6% = R$ 264.

Lembrando que a empresa não podera descontar mais do que gastou em passagens, e será limitada aos 6% do salário base. Por exemplo, nesse caso em que o valor de desconto é ate R$ 264, caso a empresa tenha gasto apenas R$ 200,00 de transporte, o valor máximo de desconto é R$ 200,00.

Agora que temos todos os cálculos, podemos dividir essa folha de pagamento em duas colunas: vencimentos x descontos.

Após finalizarmos o cálculo, o valor líquido a ser depositado na conta do Lucas é de R$ 4.685,84.

NOTA: o modo de calcular pode variar a depender da empresa, já que existem outros proventos e descontos, tais como plano de saúde, contribuição sindical, entre outros.

Conclusão

Neste texto, nós vimos todas as regras para calcular a folha de pagamento, de proventos à descontos.

Uma coisa que precisa ficar bastante clara é que cada setor deve adequar as informações citadas ao longo do texto para sua folha de pagamento. E, principalmente, utilizar a desoneração da folha de pagamento caso seu setor esteja enquadrado na lei.

Ao longo do texto, também citamos a importância da automação da folha de ponto. Sabe qual a melhor parte? Mais tarefas do RH podem ser automatizadas, inclusive o recrutamento e seleção.

Com a Skeel, você contrata com maior assertividade, reduz o tempo do processo de R&S, burocracia, turnover e, principalmente, custos.