Automação de processos no R&S: importância e por onde começar

Seguindo os processos adequados, contratar talentos se torna simples, o que não significa ser fácil.

Dentre as principais dificuldades, podemos citar o tempo de contratação de talentos e a falta de métricas dos candidatos. Nesta etapa, investir em uma automação de processos no R&S pode melhorar a eficiência do RH.

Mas, você sabe o que é automação de processos por RH e como você pode implementá-la no setor? Para descobrir todos os segredos, confira o texto a seguir!

O que é automação de processos no recrutamento e seleção?

A automação de processos no R&S refere-se à utilização de tecnologia para agilizar as etapas do processo de contratação. Em resumo, ela envolve a automação de tarefas repetitivas e demoradas tradicionalmente executadas por profissionais de RH, como triagem de currículos, avaliações de habilidades e agendamento de entrevistas.

Atualmente, o foco da automação de processos no R&S é a aplicação de inteligência artificial (IA) e Machine Learning. Essa tecnologia permite o desenvolvimento de sistemas de rastreamento de candidatos (ATS) que podem lidar de maneira eficiente com grandes volumes de inscrições e digitalizar currículos em busca de palavras-chave.

Isso ajuda os departamentos de RH a identificarem rapidamente quais candidatos em potencial melhor atendem aos requisitos do cargo, economizando tempo dos profissionais para tarefas mais estratégicas.

Além disso, a automação de processos no R&S facilita a criação e distribuição de vagas nas plataformas de emprego. Consequentemente, o RH consegue atingir mais pessoas e atrair um grupo diversificado de candidatos.

Por que automatizar processos no R&S?

Em primeiro lugar, a automação de processos no R&S simplifica tarefas repetitivas, como triagem de currículos, rastreamento de candidatos e agendamento de entrevistas. Essa simplificação se traduz em economia de custos, já que precisa de menos tempo de contratação.

Além disso, a automação melhora a qualidade do processo de recrutamento. Afinal, os algoritmos podem analisar os dados dos candidatos de forma mais objetiva, eliminando possíveis vieses.

Os sistemas automatizados também podem avaliar os candidatos com base em critérios predefinidos, facilitando a identificação dos indivíduos mais adequados para funções específicas.

Sem falar, ainda, que a automação melhora a experiência do candidato. Através de uma comunicação rápida, atualizações personalizadas e processos de inscrição online integrados, os candidatos obtêm uma impressão mais positiva da empresa.

Quais processos podem ser automatizados?

Mesmo a automação sendo um grande avanço para o setor de RH, sempre fica a dúvida: “quais processos de RH podem ser automatizados”? Pensando nisso, nós trouxemos os principais processos de R&S que podem ser automatizados na sua empresa. Confira!

Triagem de currículos

Através da automação de triagem de currículos, a organização consegue agilizar o processo de contratação e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade da seleção de candidatos. Afinal, a automação elimina a necessidade de classificação manual e permite uma correspondência eficiente de palavras-chave. Na prática, isso ajuda a filtrar currículos irrelevantes de forma eficiente.

A triagem automatizada também permite que os recrutadores lidem com volumes maiores de inscrições, garantindo que nenhum talento em potencial seja esquecido. Além disso, a triagem automática disponibiliza um sistema de pontuação. Em outras palavras, há uma atribuição de peso a cada critério com base em sua importância. 

Armazenamento e gestão de dados

Durante um processo seletivo, a gestão de dados permite fácil recuperação, análise e rastreamento das informações do candidato. Em resumo, ela facilita a colaboração entre os responsáveis pela contratação e garante a conformidade com a LGPD.

Além disso, o gerenciamento adequado de dados estabelece uma base para futuras iniciativas de gerenciamento de talentos e fornece um registro abrangente para fins de auditoria. Isso, consequentemente, gera uma melhor tomada de decisões, assim como possibilita o mapeamento de tendências no processo de R&S.

Admissão

As etapas de admissão envolvem diversos procedimentos e requisitos de documentação para garantir um processo de contratação justo. Geralmente, essas etapas incluem a inscrição, envio de documentos necessários (como currículos, cartas de apresentação e certificados), aplicação de avaliações, testes, entrevistas e, a depender do cargo, verificação de antecedentes.

Em suma, as etapas burocráticas de admissão visam estabelecer consistência, transparência e responsabilidade no processo de contratação.

Na prática, elas ajudam o RH a registrar, acompanhar o progresso dos candidatos e tomar decisões informadas com base em critérios predefinidos. Neste caso, a automação pode acelerar essas etapas repetitivas, deixando os profissionais do RH focados na tomada de decisões.

Integração com a equipe

A integração de funcionários, também conhecido como onboarding, se trata do processo de adaptação de novos contratados em uma empresa. Normalmente, a integração de funcionários envolve uma série de etapas destinadas a familiarizar os funcionários com suas funções, responsabilidades, políticas da empresa e o ambiente geral de trabalho. 

As principais etapas no processo de integração de funcionários incluem:

• Pré-boarding: em primeiro lugar, devemos nos comunicar com o novo contratado antes da data de início, fornecer a documentação necessária e estruturar o local de trabalho com equipamentos e acesso ao sistema. Se o trabalho for home office, deve-se enviar todos os equipamentos para o funcionário;
• Orientação: apresentação da missão, valores, cultura e estrutura organizacional ao novo funcionário da empresa. Isso pode incluir apresentações e/ou vídeos;
• Documentação: coleta e processamento de documentos, como  inscrição em benefícios, acordos de confidencialidade e contratos de trabalho;
• Treinamento e desenvolvimento: treinamento específico para o trabalho, materiais de integração e recursos para ajudar o novo funcionário a entender sua função, aprender habilidades relevantes e integrar-se à equipe;
• Introdução às políticas e procedimentos: informar o funcionário sobre as políticas, diretrizes e procedimentos da empresa, incluindo aqueles relacionados à ética, segurança, proteção e uso de TI;
• Introdução aos membros da equipe: facilitar apresentações e interações com colegas, supervisores e principais partes interessadas para estabelecer relacionamentos e promover a colaboração;
• Expectativas de desempenho: definir expectativas de desempenho claras, discutir metas e estabelecer métricas de desempenho para alinhar os objetivos do novo funcionário com os objetivos da empresa;
• Feedback e suporte: fornecer feedback, treinamento e suporte contínuos para que o novo funcionário.

Como visto, grande parte desse primeiro contato do novo funcionário com a empresa se trata de uma relação bastante educacional. Logo, pode-se criar um método para automatizar esse processo. Para isso, faculdades corporativas integradas aos softwares de RH podem ser bastante úteis.

Desligamento

As etapas de desligamento se referem aos procedimentos necessários para encerrar um vínculo trabalhista temporário ou definitivamente. Embora as etapas possam variar dependendo da empresa e do setor, algumas etapas comuns de desligamento são:

• Comunicação: notificar colaboradores, clientes e partes interessadas sobre o desligamento do funcionário;
• Obrigações financeiras: liquidar dívidas pendentes, pagar credores e lidar com obrigações financeiras, como salário do funcionário, benefícios e direitos trabalhistas;
• Conformidade legal: garantir o cumprimento dos requisitos legais e regulamentares, como o preenchimento de documentos necessários, o cancelamento de licenças e o cumprimento de obrigações fiscais;
• Gerenciamento de dados: proteger dados confidenciais, sistemas e a privacidade dos dados. Por isso, pode ser necessário desligar servidores, fazer backup de informações críticas, criar novas senhas e transferir dados para locais seguros.

No desligamento, a automação não apenas economiza tempo, mas reduz o risco de vazamento de dados.

Como implementar a automação de processos no R&S?

Após conferir quais processos de RH podem ser automatizados, devemos identificar a melhor maneira para realizar a automação de processos no R&S. A seguir, confira como você pode liderar a automação de processos de R&S.

Mapeie os processos que serão automatizados

Mapear os processos de recrutamento e seleção é um primeiro passo crucial para identificar as etapas que podem ser automatizadas.

Para isso, comece documentando cada etapa, desde a publicação da vaga até a integração do candidato, e identifique tarefas repetitivas ou demoradas. Em seguida, procure por tarefas que envolvam entrada de dados, triagem de currículos, agendamento de entrevistas e comunicação com candidatos.

Defina metas

Após mapear os processos que podem ser automatizados, você precisa estipular metas para executar o projeto.

Em primeiro lugar, identifique as etapas do processo de R&S  mais problemáticas e que, simultaneamente, são repetitivas. Depois, trace uma estratégia para resolver esses problemas, por exemplo, reduzir a entrada manual de dados, simplificar a triagem de candidatos ou melhorar a eficiência da integração.

Em seguida, defina metas mensuráveis através de KPIs numéricos. Dessa forma, será possível medir a eficiência de cada estratégia. Por último, estabeleça um cronograma para a implementação.

Escolha a ferramenta ideal

Após a identificação de processos e estruturação de metas, você precisa escolher a ferramenta. Para isso, avalie as ferramentas que podem otimizar as etapas repetitivas mais problemáticas pelo melhor custo-benefício. Nesta etapa, você pode priorizar sistemas de rastreamento de candidatos, software de análise de currículos ou plataformas de agendamento de entrevistas.

Na sequência, integre a ferramenta ao processo mapeado, garantindo que haja um fluxo de dados contínuo e uma conclusão eficiente das tarefas.

Na Skeel, você pode ranquear candidatos através de IA, fazer divulgação automática de vagas nos principais portais brasileiros, centralizar dados no processo de R&S, entre diversas outras funcionalidades.

Monitore resultados

Essa é uma etapa quase sempre negligenciada quando se trata de novos projetos. Não é porque nossa intenção é boa que, necessariamente, os resultados serão favoráveis.

Dito isso, você, junto ao seu time, precisa monitorar o resultado da implementação do software de automação no R&S. Sendo assim, você precisa, antes de tudo, ter ferramentas para extrair os KPIs alinhados com os objetivos do programa.

Normalmente, os softwares de RH já rastreiam métricas e geram relatórios. Logo após, analise os resultados para identificar tendências, pontos fortes e áreas de melhoria. E, obviamente, use essas informações para refinar o programa de automação, otimizar processos e melhorar os resultados.

Importância de um software para a automação de processos no R&S

Como visto anteriormente, o uso de um software para automação de processos no R&S reduz a execução de tarefas manuais e repetitivas.  Além disso, um software automatizado pode lidar com divulgação de vagas, triagem de currículos, agendamento de entrevistas e comunicação com candidatos.

Sem falar que um sistema de automação permite um melhor gerenciamento e análise de dados. Afinal, o software coleta, armazena e analisa grandes quantidades de dados, fornecendo informações valiosas sobre métricas, tendências e desempenho de recrutamento. 

Essas informações, por sua vez, melhoram os resultados do recrutamento e ajuda os líderes a tomarem decisões baseadas em dados.

Conclusão

Neste texto, vimos qual a importância de automatizar os processos de RH para se ter um RH estratégico e, principalmente, como um software de automação pode otimizar o recrutamento de talentos.

Entretanto, não são todos os softwares de automação de R&S que proporcionam os benefícios citados acima. Alguns, inclusive, só dão trabalho de suporte para o RH ao invés de agilizar sua vida.

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